关于做好重大活动资料归档工作的通知
各二级学院（部）、处（室）、直属单位：
重大活动资料记录了学校在评估整改、重大活动、重点工作等方面的发展变化和成就，是学校档案资源规范管理的重要组成部分，对传承学校历史文化、促进学校发展具有重要意义。为进一步做好学校档案信息资源管理，提高档案管理科学化水平，根据新的《档案法》要求及档案管理工作安排，学校决定从即日起对各单位组织开展的重大活动资料进行征集归档，现就有关事项通知如下：
一、归档范围
在学校重大活动中形成的具有重大意义和保存价值的相关资料。主要包括：活动组织文件、实施方案、活动安排、领导讲话稿、活动开展总结等重要文字材料，录音录像、照片、有纪念意义的标志性成果等；
（一）有关学校党的建设、教学科研、学科建设、学生管理及举办各项活动、采购招标、疫情防控、公共卫生事件、对外交流、校企合作等方面的文字及音视频资料。如：领导调研、党代会、教学评估、科研项目、学术报告、研讨会、招标合同等有关资料；
（二）学校举办或承办的省级以上重大活动（会议）所形成的纸质材料（邀请函、会议议程、讲话稿、嘉宾名单、通讯录、贺信、题词、标识、证件、捐赠证书等）及音视频资料（照片、录音、录像等）；
（三）学校相关领导人员参加省部级及以上会议、论坛等活动所形成的纸质及音视频材料；
（四）有关重大活动宣传报道所形成的文字和音视频资料；
（五）其它有保存价值的资料。
二、归档要求
（一）学校重大活动形成的资料由牵头部门、二级学院负责整理归档，形成完整、规范的档案，并装订成册；
（二）各单位要做好重大活动资料的收集和整理，并将相关资料电子版上传至档案管理系统，纸质资料装订成卷移交学校档案室；
（三）重大活动形成的照片资料，按照时间顺序进行整理归
档，并附文字说明（时间、地点、人物、内容）；
（四）重大活动形成的音视频资料，以“2024年欧洲杯买球入口ⅹⅹ资料”命名提交电子版；
（五）归档时间：
2021年以前的重大活动资料于2022年9月底前上交；
2021年以来的重大活动资料于2022年7月底前上交；
2022年6月后产生的重大活动资料请即时归档即时上交。
其他未尽事宜请与档案室档案管理员联系。
联系人：张文媛
联系电话：13659109857
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